マイナンバーの通知カードについて

皆様こんにちは。山と自然をこよなく愛する社労士の野崎です。

いよいよマイナンバー制度の第一弾として、１０月より番号通知カードの送付が始まります。実際の制度スタートは来年１月よりとなりますが、安全管理措置や本人確認など、会社が行わなくてはいけない業務は多数あります。皆様の会社は準備のほうはお済みでしょうか？

大企業はともかく、中小企業の会社では、全く準備がされていない会社もございます。でも慌てる必要はありません（のんびりしていてもいけないのですが・・・）今からでも十分準備は間に合います。

マイナンバーが記載された通知カードが発送されるのは、１０月５日の住民基本台帳データを元に、それ以降に配布されます。従いまして、カードが皆様のお手元に到着するのは、早くても１０月中旬～下旬、場合によっては１１月になります。

最初に会社が行わなくてはいけない事務は、従業員及び外部への支払関連業務（主に個人）のマイナンバー収集となります。このマイナンバー収集は、単に番号を取得するのではなく、本人の身元確認を行う必要があります。（なりすましを防ぐため）

この本人確認にあたっては、免許証やパスポートなど、法で定められた写真入りの身分証明書を提出してもらい、当該従業員が本人であることを確認します。（これを身元確認と呼んでおります）

ただし従業員については、対面により本人確認する場合については、身元確認は不要とされております。

本人確認にあたっては、細かい取り決めについて、内閣官房WEBにより公開されておりますので、こちらをご参照いただければと思います。

内閣官房WEB　マイナンバー（本人確認の措置）

この時期になりますと、私の事務所にも事務的な細かい取扱について、クライアント様よりご質問をいただくことが多いのですが、一番多くご質問があったことをご紹介します。

Q．身元確認書類（免許書など）の控えは、会社が保管しておく必要があるのでしょうか？

その必要はございません。本人確認が終わったら、確認を行った旨を記録しておいていただくだけでよいです。会社の判断でそれら書類を保管することもできますが、その場合は特定個人情報として厳重管理していただく必要があります。

Q．本人確認は、必ず対面により行わなくてはいけないのでしょうか？

なお、オンラインにより本人確認を行う場合、従業員の身元確認を省略することはできませんので、ご注意下さい。

ところでこの（内閣官房WEB）ですが、パワポの資料でわかりやすく説明されているのですが、いかんせんドキュメントの数が多く、どれを最初に見たらよいか分かりにくいですね。

この手の政府広報にありがちな話なのですが、知りたいことを探すのに時間がかかります。業務フローから安全管理措置、Q&Aなど全てワンストップで理解できる「大百科」みたいなものを用意していただけるとよいのですが・・・。

まぁ、そういうことがご用命であれば、市販のマイナンバー対策本などを買うしかないですね。これら本には、基本方針や取扱規程、従業員への周知や担当者への研修用の資料などの雛形が掲載されている場合が多いので、一度目を通していただけるとよいと思います。

なお、本人確認を「いつ行う必要があるか？」よくご質問を頂きます。

マイナンバーの本などに書かれているフローには、来年の１月までに収集する様、書かれている場合が多いのですが、本当にそこまでに行う必要があるのでしょうか？

結論から申しますと、全従業員のマイナンバーを最初に必要とするのは、２０１６年の源泉徴収票などの作成にかかる時期となります。よって、どうしても年内に本人確認が難しいということであれば、来年の年末までに行えばよいといえます。

ただし退職などにより雇用保険の資格喪失の手続きなどが生じた場合、その方のマイナンバーが必要となりますので、なるべく早い時期に本人確認を済まされることをお勧めします。

最後に大事なお話ですが、このマイナンバーを取得する際には、利用目的を明示する必要があります。明示の方法は文書または口頭、社内イントラネットや社内掲示板などで行うことができます。社内イントラネットや掲示板による明示をする場合は、掲載した旨について、従業員の個々人にお知らせする必要がございます。